Nach dem Ende der Pandemie folgt das Ende der Digitalisierung an den Unis -- oder nicht?

Das kollektive Aufatmen zu Beginn des Sommersemester 2022 war an meiner Universität deutlich hörbar. Endlich konnte wieder normale Präsenzlehre durchgeführt werden. Normale Klausuren, ohne Hilfsmittel und in großen Hörsälen wurden geschrieben. Die Lehrenden bauten die Influencerlampen auf ihren Schreibtischen ab, die sie zum Ausleuchten ihrer Vorlesungsaufzeichnungen verwendet hatten. Sitzungen von Fakultätsräten konnten auf mobile Videokonferenzkameras verzichten, deren Freisprecheinrichtungen die remote zugeschalteten Teilnehmer wegen des Halls sowieso nicht verstanden.

Alles wieder auf Anfang?

Nachdem die Corona Epidemie vorbei ist, könnte man auf die Idee gekommen, dass man auch der Digitalisierung der Universitäten Einhalt gebieten könnte. War es nicht mühsam und teuer mit der digitalen und hybriden Lehre? Könnte man nicht viel Geld sparen, indem die Zoom-Campuslizenz für alle aufgegeben, die Office365-Lizenz ohnehin wegen Bedenken der Datenschützer verboten und die Durchführung von Fernklausuren inkl. der Plagiatsüberprüfungen eingestellt wird?  

Es geht aber nicht nur um die Lehre. Auch in der Forschung möchten viele zurück in das Jahr 2019 und davor. Wissenschaftliche Konferenzen sollten wieder mit Flugzeugen angeflogen werden, oder? War es nicht schön, sich 24 Stunden in einen Flieger zu setzen um irgendwo in der Welt eine halbe Stunde zu 10 Zuhörern zu sprechen, die man vorher noch nie gesehen hatte und die keine Frage stellten? 

Diese kleine Überspitzung zeigt, dass es kein zurück gibt und auch nicht geben kann. Fast alle Konferenzen, die ich kenne, werden mittlerweile hybrid durchgeführt. Das ist für eine globale Verbreitung des Wissens absolut sinnvoll und erlaubt es dennoch denjenigen, die vor Ort teilnehmen, die so wichtige zwischenmenschliche Beziehung aufzubauen. Den richtigen Weg zur hybriden Lehre müssen wir aber noch finden. Das Pendel schwingt zurück in die andere Richtung, in eine vermeintlich bessere Vergangenheit.  Eine Welt in der alle Studierenden brav aufgereiht vor dem Dozenten im Hörsaal sitzen, wird als erstrebenswert angesehen. Es entspricht dem häufigen Normalfall vor der Corona-Pandemie und nährt so die Illusion von der guten alten Hochschulzeit. Vor dieser Art von Hörsaalromantik sollten wir uns hüten.

University professors manage a curated playlist

 The availability of all kinds of information on the Internet brings us to a new role for professors in university teaching. They become trusted intermediaries for knowledge acquisition.

As a professor, when I prepare new teaching materials for lectures, I naturally search the Internet for appropriate graphics, case studies, videos and other information. It is always amazing what material can be found there -- it ranges from incredibly well-prepared materials (e.g., Hans Rosling's TED Talks, which can be adopted almost unedited and in full beauty) to politically one-sided, colorized, or just plain wrong information. Using my knowledge and experience, I pick out the sound and credible media from this haystack and present it to my students in lecture.

The more external material I incorporate in this way, the more I create a playlist. In an earlier post, I did use the music analogy, and here it is similar. My students have a kind of basic trust in me as a lecturer, that the "music" I play will help them in their acquisition of knowledge.

*In the past* the lecturer was a "single source of truth", a "gatekeeper", who transferred exclusive information from the world of science into the teaching world. In the past, the only music I could hear was the music I played myself. In addition to this source, there was the library, also curated by a gatekeeper*, with further reading.

This world has changed. Similar to the transition from edited encyclopedias to unedited Wikipedia, the role of the former gatekeepers must change with it. We professors must drown out a growing background noise of dangerous half-knowledge as we attempt to share our knowledge. From all sides and even during lectures, our students are bombarded with unfiltered music, texts, and images on the very topics we want to teach, meticulously prepared and neatly supported with citations.

What do I have to do? Put my beautiful music against the ever louder noise and become louder myself, more pointed, more opinionated, more pointed, so that I can be heard? So that perhaps less balanced and less scientific? That can't be it.

Rather, I now see my task as compiling a playlist for students from the available music (= information from around the world). This playlist is curated, it can be followed, it can be liked, it brings my students closer to a topic -- in a natural process that is comprehensible to them and that is obviously gaining a foothold in other fields.

We just have to overcome the not invented here syndrome. That exists with professors, too, but that will be another post.

Translated with DeepL

German Universities and the cloud -- what do we need to do?

The accelerated digitization of German colleges and universities in 2020/2021, in response to the COVID19 pandemic, would not have been possible without the massive uptake of cloud offerings. Teaching via video conferencing systems such as Zoom, digital remote exams with and without proctoring, and collaborative work via collaboration systems such as Confluence or Microsoft Teams found their way into the normal working day virtually overnight. More digitization happened in a few weeks than in the years before. Cloud providers such as Zoom, Google, and Microsoft captured shares of the digitization budget to a much greater extent than ever before planned. It became very clear during this period that the pre-pandemic digital world was caught up with a reality for which the universities and their administrations, which were nevertheless quite slow to act, were not prepared in their basic structures.

Cloud services extend the IT services previously used in universities and are mostly provided by their own data centers. They can be set up quickly and decentrally on PCs and notebooks and used by university staff. They do not lead to the acquisition of new large-scale equipment in the data centers, but they do lead to demand for user support from existing IT staff.

Utilization of these additional options, which are intended to improve the attractiveness and competitiveness of a university, is only possible after fundamental, internal considerations. Whereas in the past a data center or IT department could decide for itself whether to introduce software, the use of cloud services raises strategic issues that can only be resolved at the level of university management. The relocation of parts of the IT infrastructure, including data storage "off-campus", has implications for digital sovereignty, the design of basic infrastructures, or personnel development. In addition to new opportunities, unexpected dependencies arise. Recommendations for the concrete use of cloud services in universities were published by ZKI e. V. in 2021 in a result report with specific recommendations. The HRK has taken up the topic with Circular No. 26/2021.

There are strategic questions that must be fundamentally answered at the level of university managements, CIOs, ministries, federal states HRK before cloud use. They concern organizational, legal, and financial framework conditions.

Digital sovereignty: Most German universities operate their own data center. There are many reasons for this. Cloud services have been added during the pandemic. With cloud services, there is perceived uncertainty about the long-term development of license fees, as well as a dependency due to the increasing integration of cloud services into everyday operations (vendor lock-in). In the future, universities will have to weigh up on a political level whether such uncertainties and dependencies should be accepted or whether providing services in their own data center is fundamentally a sovereign path.

Cooperation structures: Private clouds could represent a middle ground between a company's own data center and cloud services from commercial providers. These could be either inter-university offerings via state data centers or the direct provision of services between universities. The decision on cooperation will have to be made partly by the universities themselves and partly in dialog with the state ministries. This also raises the question of the institutional structure of the cooperation. The state of Bavaria is attempting to establish this cooperation as a statutory task by founding a digital alliance (cf. Art 6(5) of the Higher Education Innovation Act) and to address the issues jointly across all types of higher education institutions.

Fiscal aspects of cooperation: the purchase of IT services is subject to VAT unless it is scientific cooperation. This applies to commercial cloud offerings (Microsoft 365, Zoom), but also, depending on the design, to inter-university offerings via the above-mentioned cooperation structures. Unless there is a provision in tax law here, e.g. that cooperation between universities is a public task, an IT service via cooperation may be up to 19% more expensive than providing the same service via an own university computer center.

Procurement: the current ways of procuring IT services are geared toward operating their own university computer centers. In the nationwide DFG funding program "Grossgeräte der Länder", they are half-subsidized with federal funds. Therefore, state-funded universities have no incentive to consider cloud services as a substitute if they have to pay for them in full.

Support structures: academics are used to being able to request assistance from commercial data centers, networks, and cloud operators 24 hours a day, 7 days a week. Small to mid-sized universities cannot provide this support. What does this mean for future workforce planning?

Sustainability: Increasingly, the university's own IT provision needs to be climate-proofed. For the state of Bavaria, an initial study has revealed a need for construction measures in the double-digit millions to meet the climate targets set by the state and federal governments concerning existing university data centers. Should these investments still be made when "everything is going to the cloud"?

The search for legal frameworks regarding the necessary cloud use in a European, or better, the inner-German legal framework is obvious. The Zoom provision of the DFN via the Telekom cloud shows an inner-German way for personal data of students and researchers, the NFDI for research data. However, cloud-based delivery of online university elections is not yet possible in many countries and is the subject of ongoing legal discussions.

With these issues in mind, it is necessary to take a hybrid view of the reliable and sustainable provision of IT services and to create prerequisites in each direction. The goal must be to efficiently operate IT infrastructures for universities that have been built and maintained with tax funds.


Translated with DeepL, edited with Grammarly.

Deutsche Unis in der Cloud - was muss noch getan werden?

Die beschleunigte Digitalisierung der deutschen Hochschulen und Universitäten in den Jahren 2020/2021, als Reaktion auf die COVID19-Pandemie, wäre ohne die massive Inanspruchnahme von Cloud-Angeboten nicht möglich gewesen. Lehre über Videokonferenzsysteme wie Zoom, digitale Fernprüfungen mit und ohne Proctoring, gemeinsames Arbeiten über Kollaborationssysteme wie Confluence oder Microsoft Teams fanden quasi über Nacht den Eingang in den normalen Arbeitsalltag. In wenigen Wochen passierte mehr Digitalisierung als in den Jahren davor. Cloud-Anbieter wie Zoom, Google, Microsoft eroberten sich Anteile am Digitalisierungsbudget in viel höherem Maße als jemals vorher geplant. Sehr deutlich wurde in dieser Zeit, dass die digitale Welt vor der Pandemie von einer Realität eingeholt wurde, auf welche die doch recht langsam agierenden Universitäten und deren Verwaltungen in ihren Grundstrukturen nicht vorbereitet waren.

Clouddienste erweitern die bisher in den Hochschulen genutzten und meist von den eigenen Rechenzentren angebotenen IT-Dienste. Sie können schnell und dezentral auf den PCs und Notebooks eingerichtet und von den Hochschulangehörigen genutzt werden. Sie führen nicht zur Anschaffung neuer Großgeräte in den Rechenzentren, wohl aber zur Nachfrage nach Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender durch das bestehende IT-Personal. 

Eine Nutzung dieser zusätzlichen Optionen, mit denen die Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule verbessert werden soll, ist nur nach grundlegenden, internen Überlegungen möglich. Konnte früher ein Rechenzentrum oder eine IT-Abteilung selbst über die Einführung einer Software entscheiden, so entstehen bei der Nutzung von Cloud-Services strategische Fragen, die nur auf der Ebene einer Hochschulleitung zu klären sind. Die Verlagerung von Teilen der IT-Infrastruktur einschließlich der Datenspeicherung „off-campus“ hat Auswirkungen auf die digitale Souveränität, die Gestaltung von Basisinfrastrukturen oder die Personalentwicklung. Neben neuen Möglichkeiten entstehen unerwartete Abhängigkeiten. Empfehlungen zur konkreten Nutzung von Cloud-Diensten in Hochschulen hat der ZKI e. V. im Jahr 2021 in einem Ergebnisbericht mit konkreten Empfehlungen veröffentlicht. Mit dem Rundschreiben Nr. 26/2021 hat die HRK das Thema aufgegriffen.

Es gibt strategische Fragen, die vor einer Cloudnutzung auf der Ebene der Hochschulleitungen, der CIOs, der Ministerien, Bundesländer HRK grundlegend beantwortet werden müssen. Sie betreffen organisatorische, gesetzliche und finanzielle Rahmenbedingungen.

1. Digitale Souveränität: Die meisten deutschen Hochschulen betreiben ein eigenes Rechenzentrum. Die Gründe dafür sind vielfältig. Während der Pandemie sind Cloud-Dienste dazu gekommen. Bei Cloud-Diensten wird eine Unsicherheit bezüglich der langfristigen Entwicklung der Lizenzgebühren wahrgenommen, sowie eine Abhängigkeit durch eine zunehmende Integration der Cloud-Dienste in den Betriebsalltag (Vendor Lock-In). Die Hochschulen werden in Zukunft auf politischer Ebene abwägen müssen, ob solche Unsicherheiten und Abhängigkeiten in Kauf genommen werden sollen oder eine Bereitstellung von Diensten im eigenen Rechenzentrum grundsätzlich ein souveräner Weg ist.
2. Kooperationsstrukturen: Einen Mittelweg zwischen eigenem Rechenzentrum und Cloud-Diensten kommerzieller Anbieter könnten Private Clouds darstellen. Bei diesen könnte es sich entweder um interuniversitäre Angebote über Landesrechenzentren oder um die direkte Erbringung von Diensten zwischen Hochschulen handeln. Die Entscheidung über eine Kooperation wird zum Teil von den Hochschulen selbst, zum Teil mit den Länderministerien im Dialog zu treffen sein. Damit stellt sich auch die Frage nach der institutionellen Gestaltung der Kooperation. Das Bundesland Bayern versucht, durch Gründung eines Digitalverbundes (vgl. Art 6(5) des Hochschulinnovationsgesetzes) diese Kooperation als gesetzliche Aufgabe zu etablieren und die Fragen gemeinschaftlich über alle Hochschultypen hinweg anzugehen.
3. Steuerliche Aspekte der Kooperation: der Bezug von IT-Diensten unterliegt der Umsatzsteuer, sofern es sich nicht um Wissenschaft handelt. Dies betrifft kommerzielle Cloudangebote (Microsoft 365, Zoom), aber je nach Ausgestaltung auch interuniversitäre Angebote über die o.a. Kooperationsstrukturen. Sofern hier keine steuergesetzliche Vorkehrung getroffen wird, z.B. dass Kooperation zwischen Hochschulen eine öffentliche Aufgabe darstellt, wird ein IT-Dienst über eine Kooperation ggf. bis zu 19% teurer sein als die Erbringung des gleichen Dienstes über ein eigenes Hochschulrechenzentrum.
4. Beschaffung: die bisherigen Wege der Beschaffung von IT-Diensten sind auf den Betrieb eigener Hochschulrechenzentren ausgerichtet. Im DFG-Programm „Großgeräte der Länder“ werden sie hälftig mit Bundesmitteln bezuschusst. Daher gibt es keine Anreize für die länderfinanzierten Hochschulen, Clouddienste als Ersatz zu betrachten, wenn sie diese voll bezahlen müssen.
5. Unterstützungsstrukturen: Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sind daran gewöhnt, bei kommerziellen Rechenzentren, Netz- und Cloudbetreibern 24 Stunden am Tag und 7 Tage in der Woche Hilfe anfordern zu können. Diese Unterstützung können kleine bis mittlere Hochschulen nicht leisten. Was bedeutet dies für zukünftige Personalplanungen?
6. Nachhaltigkeit: In zunehmendem Maße muss die eigene IT-Bereitstellung klimatechnisch verbessert werden. Für das Bundesland Bayern hat eine erste Untersuchung einen zweistelligen Millionenbedarf an notwendigen Baumaßnahmen ergeben, um den Klimazielen von Land und Bund bezüglich der bestehenden Hochschulrechenzentren gerecht werden zu können. Sollen diese Investitionen noch getätigt werden, wenn doch „alles in die Cloud geht“?
7. Die Suche nach gesetzlichen Rahmenbedingungen bezüglich der notwendigen Cloud-Nutzung in einem europäischen, besser innerdeutschen Rechtsrahmen ist offensichtlich. Die Zoom-Bereitstellung des DFN über die Telekom-Cloud zeigt einen innerdeutschen Weg für personenbezogene Daten von Studierenden und Forschenden, die NFDI für Forschungsdaten. Die cloudbasierte Durchführung von Online-Hochschulwahlen ist in vielen Ländern aber noch nicht möglich und Gegenstand laufender rechtlicher Diskussionen.

Mit Blick auf diese Fragen ist es notwendig, die zuverlässige und nachhaltige Bereitstellung von IT-Diensten hybrid zu betrachten und in jede Richtung Voraussetzungen zu schaffen. Ziel muss es sein, aus Steuermitteln aufgebaute und unterhaltene IT-Infrastrukturen für Hochschulen effizient zu betreiben.